Je hebt een paar keer per jaar een werkoverleg met alle ruim vijftig medewerkers. De medewerkers zien tegen zo’n overleg op. Het is vaak een lange zit na een hele dag werken, de onderwerpen zijn niet altijd boeiend en ach, wat er écht gezegd moet worden, wordt toch vaak niet gezegd. Ik kan me voorstellen dat jij dit als leider ook voelt en denkt: “Help, hoe doorsta ik als leider dit werkoverleg?”

Help, een werkoverleg

“Wat is het ergste dat kan gebeuren?” vraag ik hen. “Dat de medewerkers zich niet voorbereid hebben.” “Of dat niemand wat zegt.” “Dat ik mezelf niet onder controle heb.”

Zo drie reacties van de teamleiders die ik begeleid. Ik loop al een tijdje met ze op. Ze zetten mooie stappen in hun onderlinge samenwerking en in hun leiderschap. Ze komen inmiddels toe aan het meer krachtig kaderen; structuur neerzetten en het speelveld bepalen.

Vier tips

In het werkoverleg dat gaat komen met alle medewerkers willen ze het jaarplan bespreken. Iets dat ze tot nu toe weinig gedaan hebben. De koers was dan ook voor veel medewerkers vaak onduidelijk. Spannend vinden ze het want wat als…

Ik herken hun vragen en angst en stel hen gerust met de volgende tips (hier kort samengevat):

1) Beloon gewenst gedrag en hou vast aan je structuur

Wat je asynchroon kunt doen, moet je altijd asynchroon doen. Dus in plaats van een jaarplan bijvoorbeeld tijdens het werkoverleg presenteren, kun je van tevoren iedereen vragen dit te lezen. Dan kun je de tijd gebruiken voor de dialoog over dat jaarplan. Je kunt beginnen met de vraag wie het jaarplan gelezen heeft en wie niet niet (met opsteken van handen). Bij ‘wie niet’ blijf weg van een oordeel maar vraag simpelweg wat maakt dat zij dit niet gedaan hebben. Voor diegene die het wel gelezen hebben, ga je vervolgens het jaarplan bespreken; hiermee beloon je het gewenst gedrag. Let op dat je je niet laat verleiden om alsnog het hele jaarplan door te nemen.

Doe je dit consequent, zul je zien dat steeds meer deelnemers zich echt gaan voorbereiden. Zo wordt je vergadering niet alleen efficiënter maar ook leuker en daarmee aantrekkelijker!

2) Stel zelf vragen

In een grote groep (ook klein trouwens) kan het best spannend zijn om vragen te stellen of om kritiek te uiten. Dus mocht op de vraag wie wil iets zeggen over (bijvoorbeeld) het jaarplan, het angstvallig stil blijven dan kun je uiteraard ook zelf met vragen of stellingen komen. Bijvoorbeeld: Wie werd er blij van dit plan? En wie vond het helemaal niets? Lekker zwart-wit. Vervolgens kun je door gaan vragen. Reken maar dat het gesprek op gang gaat komen.

3) Verspreid alle meningen

Yes, iemand durft zich wel uit te spreken. Mooi. Dan is het fijn om die mening te gaan verspreiden door de vraag te stellen: “Wie herkent dit in enige mate?” De inbrenger ziet op deze manier dat diegene niet alleen staat maar dat er meer mensen zijn die dat vinden. En je maakt daarmee die mening ‘normaal’. Het is oké om kritisch te zijn, om iets goed of iets niet goed te vinden. En het is oké om dit in deze groep te delen. Je maakt het hiermee veilig voor iedereen om zich uit te spreken.

4) Blijf weg bij verdedigen en maak gebruik van elkaar

Het kan altijd gebeuren dat er zoutloos kritiek geuit wordt richting jou als leider zoals dat het plan nergens op slaat, dat het alleen managementtaal is, dat het toch niet werkt, enzovoorts. Verdedigen is dan heel logisch om te gaan doen maar is niet effectief. Wél effectief is om vragen te stellen. “Goh, vertel er eens meer over.” Uiteraard wel weer zonder oordeel. Word je echt te veel geraakt, geef dan het stokje over aan je collega. Ben je alleen? Koop dan tijd. Benoem dat je merkt dat je de neiging hebt om in de verdediging te gaan maar dat dat dit gesprek niet gaat helpen. Parkeer het onderwerp en kom er op een later moment op terug.

Vol vertrouwen

De teamleiders gaan vol vertrouwen het werkoverleg in blij met alle tips. Hopelijk heb jij hier ook iets aan.

Wil je hier meer over lezen of over leren? Lees dan mijn boek Lui Leiderschap & Krachtig Kaderen of neem deel aan het tweedaagse leiderschapsprogramma CoResolve. In mei start er weer een nieuwe online groep.