Worden écht alle meningen gehoord?

Veel meetings verlopen als volgt: de voorzitter of leider introduceert het onderwerp en vraagt vervolgens naar ieders mening. De eerste deelnemer begint te vertellen; vaak is dit degene die vaker als eerste start. Vervolgens reageert iemand op dit verhaal. De voorzitter vindt er ook iets van en reageert ook. Er ontstaat een drie gesprek. De rest van het team is stil. Als het meezit luisteren ze maar vaker checken ze hun mail of beginnen een eigen gesprek met een ander. Tot nu toe zijn er pas één, hooguit twee meningen gedeeld terwijl je álle meningen wilde horen.

“Ach, zo gaat dat nou eenmaal.”

Omdat vergaderingen vaak zo verlopen, zou je haast kunnen denken dat dat nou eenmaal is, zoals dat gaat. Maar dat hoeft niet! Allereerst is het handig als de voorzitter of leider eerst zelf zijn eigen mening vertelt inclusief de kaders. Daarnaast is het van belang om het proces goed te bewaken. Dus als je alle meningen wilt horen, moet je wegblijven van een dialoog tussen een paar mensen.  Om bij de eerste te beginnen.

Zelf als eerste starten

Wanneer je een meeting voorzit terwijl je zelf ook een mening hebt en deze ertoe doet, dan start je altijd eerst zelf met vertellen wat jouw mening of invalshoek is. Bijvoorbeeld: “Vandaag gaan we het hebben over het jaarplan voor komend jaar. Ik wil allereerst met jullie onderzoeken waar dit jaarplan aan moet voldoen. Naar mijn idee moet in ons jaarplan in ieder geval … en … staan.” Wanneer je leidinggevende van de deelnemers bent, is er sprake van een hiërarchische afhankelijkheid. Dus kijken teamleden wel uit om het achterste van hun tong te laten zien. En daarom start jij. Je geeft door te starten direct openheid over jouw agenda. Medewerkers hoeven zo niet te raden wat jouw mening is.

Kaders meegeven

Ook belangrijk is dat je kaders meegeeft zoals:

• Wie mag over dit onderwerp een besluit nemen? De hele groep, jij als leider of een ander gremium?
• Waar mag het wel en waar niet over gaan? Bijvoorbeeld bij het maken van een jaarplan. Dan kan het zijn dat er al financiële kaders meegegeven zijn of een aantal speerpunten die voor de hele organisatie gelden. Dan moet het jaarplan van jouw team wel daarbinnen passen
• Wat wil je in deze sessie bespreken? Ga je het direct over de inhoud en acties hebben of wil je eerst de opzet en het doel verkennen?
• Hoe wil je de besluitvorming doen? De meeste stemmen tellen? Deep Democratisch? Er valt voor elke vorm wat te zeggen zolang de groep maar weet voor welke vorm jullie gaan.

Bewaak het proces

Vervolgens komt het erop aan dat je het proces goed bewaakt. Na jouw start waarin je duidelijk geweest bent over de kaders, jouw vraag en waarin je jouw eigen mening gegeven hebt, nodig je iedereen uit om met hun mening te komen. Neem een uitnodigende houding aan door zichtbaar iets achterover te leunen. Hiermee geef je aan dat je oprecht wilt horen wat anderen te zeggen hebben. Zelfs als dat een mening is die ingaat tegen die van jou! We noemen dat ook wel een neutrale houding.

“Ik merk dat we in discussie gaan terwijl we nog niet iedereen gehoord hebben.”

Zonder mensen een beurt te geven, nodig je iedereen uit om hun mening te delen. Mocht er een discussie ontstaan, kun je altijd benoemen wat je merkt om zo het proces weer terug te pakken: “Ik merk dat we in discussie gaan terwijl we nog niet iedereen gehoord hebben. Wie heeft er nog een invalshoek?” Zo zorg je ervoor dat iedereen zo veel mogelijk gehoord wordt.

Maak het concreet

Je hebt nu echt alle meningen gehoord, en hopelijk ook de afwijkende ideeën. Wil je weten hoe je hier specifiek naar op zoek gaat, lees dan deze nieuwsbrief. Er ligt een mooi plan. Denk jij. Want de vraag hier blijft altijd of iedereen hetzelfde beeld heeft van wat is afgesproken en of iedereen dan ook snapt wat dit betekent in gedrag. Helpende vragen zijn hier bijvoorbeeld: “Wat betekent dit voor jouw taken of voor jouw team? Wat zien we jullie doen de komende maanden?” Neem de tijd om dit uit te wisselen. Je zult zien dat hier nog veel misverstanden naar boven komen omdat iedereen nou eenmaal een eigen perceptie heeft van zaken.

Kleur bekennen

Tot slot, de commitment. Je hebt het plan met je hele team gemaakt. Je vraagt aan het eind of iedereen zich hierin kan vinden. Je ziet wat mensen knikken en hummen. Mooi. Of toch niet? Mensen die zich toch ergens niet uitgesproken hebben, gaan hier duiken. Knikken vaag of helemaal niet. Kijken weg, zijn al bezig om hun tas in te pakken. En dat wil je niet want het zijn deze mensen die vervolgens niet gaan doen wat is afgesproken.

Grote kans dat je nu wel commitment hebt en een team dat doet wat jullie met elkaar hebben afgesproken!

Tweedaags leiderschapsprogramma CoResolve

Herken je je in dit verhaal? Worstel hier al langer mee en wil je het nu wel eens anders gaan doen? Neem dan deel aan het tweedaagse leiderschapsprogramma CoResolve gebaseerd op Deep Democracy. Hierin leer je meer over het voorkomen van en omgaan met weerstand, hoe je alle stemmen in je team kunt horen, hoe je kunt omgaan met spanning in de groep en hoe je gedragen besluiten kunt nemen. In februari start er weer een nieuwe groep.